Los seis primeros indicios de que necesitas implantar un sistema ERP.

Cada vez tardas más en tareas administrativas como presentar los impuestos. Tus pronósticos de ventas se basan más en conjeturas que en cifras objetivas. Tu empresa tiene problemas para estar al día con su volumen de pedidos, no sabes lo que se produce día a día  y la satisfacción de tus clientes se está tambaleando como resultado. No tienes idea de cuánto inventario tienes en tu almacén, y es una tarea difícil averiguarlo. Si esto ocurre en tu empresa entonces puede ser el momento de considerar implantar un sistema ERP.

implantar un ERP

Como cada empresa es única, no hay un solo indicador que diga: “¡Necesitas un ERP ahora!” Sin embargo, las empresas que más se beneficiarían del software ERP a menudo se enfrentan a problemas y frustraciones similares.

¿Cuando implantar un sistema ERP?

¿Tu empresa se enfrenta a algunos de estos mismos problemas? Sigue leyendo para descubrir las cinco señales principales de que tu empresa necesita un ERP.

1. Tienes un montón de software diferente para diferentes procesos.

Dedica unos minutos a pensar en cómo los empleados de tu empresa registran, rastrean y procesan la información. ¿El personal de contabilidad utiliza un sistema y el de ventas utiliza otro para introducir pedidos de cliente? ¿El proceso de consecución de datos para tomar decisiones es tedioso y es un proceso manual que consume el tiempo de todo tu personal? ¿Los empleados de tu almacén utilizan una solución completamente diferente para realizar el seguimiento de los envíos y las recepciones? ¿Los empleados de producción tienen un sistema distinto al de toda la empresa?

Cuando varios sistemas front-end y back-end se ejecutan por separado, pueden causar estragos en los procesos destinados a garantizar que su empresa funcione sin problemas. Sin datos precisos de las ventas, la gestión de inventario puede sufrir, mientras que no tener la información más reciente de la contabilidad puede desencadenar un efecto dominó en todo, desde los presupuestos de marketing hasta la nómina.

El software ERP integra estos sistemas de forma que todas las funciones de la empresa se basan en una única base de datos. Con una fuente de información que contiene datos precisos y en tiempo real, una solución ERP rompe los atascos de información, ayuda al personal a tomar mejores decisiones más rápidamente y libera su tiempo para trabajar en ejercicios de mayor valor, como ayudar a que el negocio crezca aún más rápido.

2. No tienes fácil acceso a la información sobre tu empresa.

Si alguien te preguntara cuál es el margen medio de las ventas de tu empresa, ¿cuánto tiempo tardarías en averiguarlo? ¿Qué hay de otras métricas clave de rendimiento, como los pedidos por día o las ventas hasta la fecha? Para las empresas que dependen de sistemas separados y hojas de cálculo que necesitan ser constantemente actualizadas y revisadas manualmente, puede generar una larga espera.

El ritmo de las empresas es más rápido que nunca, lo que significa que los empleados de tu empresa necesitan acceso inmediato a los datos clave. Con una solución ERP, los directivos pueden obtener una visión en tiempo real de las operaciones empresariales en cualquier momento, mientras que el resto del personal puede obtener la información que necesita para realizar su trabajo de forma más eficaz. Por ejemplo, los comerciales deberían poder ver el historial completo de transacciones de un cliente y mejorar de forma más proactiva los índices de renovación, a la vez que aumentan las oportunidades de aumento de ventas y de ventas cruzadas.

3. La contabilidad te lleva más tiempo y es más difícil.

A menudo, las primeras señales perceptibles de que tu empresa necesita software ERP vendrán de tu departamento de contabilidad. Si tus empleados dependen de facturas y pedidos de ventas en papel y pasan horas cada semana introduciéndolos manualmente en diferentes sistemas de contabilidad y ventas, necesitas considerar cuánto tiempo se está perdiendo en tareas que el software ERP puede realizar en un instante.

Lo mismo ocurre con los informes financieros: si se tarda años en consolidar o conciliar la información financiera en todos los sistemas y a través de innumerables hojas de cálculo, una solución ERP puede tener un impacto significativo. Con todas las finanzas en una sola base de datos, el personal de contabilidad no tendrá que pasar horas cruzando información, reescribiendo números o reconciliando datos manualmente. El departamento de contabilidad será más productivo, liberándolo para entregar informes críticos sin retrasos ni frustraciones.

4. Las ventas y la experiencia del cliente están sufriendo.

A medida que las empresas crecen, uno de sus mayores desafíos suele ser la gestión de inventarios. Asegurar que la cantidad correcta de productos esté en el lugar correcto en el momento correcto es una parte vital de las operaciones comerciales.

Cuando los datos de ventas, inventario y clientes se actualizan por separado, pueden crear graves problemas en toda la empresa. Si te quedas sin un producto popular, las ventas se suspenderán hasta que llegue el próximo envío. Mientras tanto, si un cliente llama para preguntar sobre un pedido y los empleados no pueden rastrearlo para ver si ha sido enviado, o si incluso está en stock, su empresa comenzará a desarrollar una mala reputación de fiabilidad y servicio.

Por otra parte, al implantar un sistema ERP, el personal de todos los departamentos tendrá acceso a la misma información actualizada al minuto. Los representantes de atención al cliente deben poder responder a las preguntas de los clientes sobre el estado del pedido y del envío, el estado del pago, los problemas de servicio, etc., sin tener que colgar el teléfono y consultar con otro departamento. Mejor aún, los clientes deberían poder simplemente conectarse a su cuenta y ver la información de estado. Mientras tanto, el gerente del almacén puede ver que el stock está bajando y puede reordenar.

5. Cada vez es más difícil gestionar la producción.

Al igual que con los inventarios, a medida que las empresas crecen, uno de sus mayores desafíos suele ser la gestión de la producción. Si en tu empresa no se saben los trabajos que comienzan o terminan si no se hace toma de tiempos o esta se hace manualmente y se guardan en papel es más que probable que en tu empresa necesites implantar un sistema ERP.

Uno de los puntos dentro de la producción donde más tiempo se gana es en la atención al cliente. Administración a golpe de clic puede explicar a los clientes el estado de sus trabajos, sin tener que preguntarle al jefe de producción, y que este tenga que recopilar toda la documentación por la planta. Si esto sucede planteate implantar un sistema ERP.

Muchas empresas a día de hoy siguen haciendo la gestión de la producción a mano y en estos casos saber los costes de producción se vuelve un desafío continuo puesto que tenemos que recopilar toda la información de los distintos sistemas para obtener el coste de un trabajo. Implantar un sistema ERP puede darte el coste de cada uno de los trabajos en tiempo real.

Cuando los datos de producción se tratan en distintos sistemas del de las ventas y las compras puede que te des cuenta tarde de que los márgenes disminuyen. Esto es algo que no sucede cuando implantas con éxito un ERP.

6. El departamento de sistemas informáticos consume mucho tiempo.

Uno de los mayores inconvenientes de tener varios sistemas en tu empresa es que la gestión de los sistemas puede convertirse en una pesadilla. Personalizar estos sistemas, integrarlos y mantenerlos con parches y actualizaciones puede ser complejo, costoso y agotar tiempo y recursos críticos.

Si tu mosaico de sistemas incluye software empresarial antiguo, las actualizaciones de sistemas pueden ser más problemáticas de lo que valen. Estas actualizaciones no sólo son costosas y llevan mucho tiempo, sino que también pueden deshacer las personalizaciones implementadas por el personal de sistemas. Dado esto, no es de extrañar que dos tercios de las medianas empresas estén utilizando versiones anticuadas de su software empresarial.

En lugar de añadir más software -y complejidad- a un sistema que ya es ineficaz, puede que implantar un sistema ERP pueda proporcionarte la agilidad necesaria para responder rápidamente a las cambiantes necesidades empresariales.

Si llegaste hasta aquí, es que tienes uno o varios de estos problemas en tu empresa y quizá sea hora de llamarnos para ayudarte a elegir e implantar un sistema ERP para tu empresa.

Alejandro Castro